Fastlane IA: registra facturas de proveedores, gastos y conteos con una foto

Al final de la semana se acumulan las facturas de la carnicería, la verdulería y el distribuidor de bebidas, los recibos de gastos y la hoja del conteo de la barra. Alguien tiene que pasarlas al sistema línea por línea y, mientras no lo haga, el inventario no sube, el costo de las recetas no se actualiza y las cuentas por pagar están incompletas.

Fastlane IA hace esa transcripción. Subes una foto, un PDF o un Excel, o lo escribes como lo dirías por WhatsApp, y la IA lo convierte en datos del sistema. Tú revisas y apruebas: nada se guarda sin tu visto bueno.

¿Qué puedes registrar con Fastlane IA?

Cada tipo pide además el permiso del módulo donde caen los datos, así que cada persona solo ve los tipos que su rol puede usar. En un movimiento de inventario, el botón cambia según lo que elijas: Aprobar y sumar al inventario para una entrada o Aprobar y descontar del inventario para una salida.

Paso a paso: de la foto a la compra registrada

1. En Fastlane toca Nueva importación y elige el tipo.
2. En Archivos, arrastra o elige hasta 5 fotos, PDF, Excel o CSV (15 MB cada uno). Si ayuda, agrega un Contexto adicional (opcional), por ejemplo «factura de la verdulería, pagada en efectivo».
3. ¿No tienes el papel a mano? En Solo texto, escríbelo en Describe lo que quieres registrar: «compré 10 kg de carne a US$ 6,50 el kilo».
4. Toca Analizar con IA y espera; puede tardar hasta un minuto. Se abre la revisión.
5. Corrige lo que la IA leyó mal y toca el botón verde de aprobar. Si está gris, falta algo, y el sistema te indica qué.
6. Si la lectura no sirve, Rechazar importación: no se aplica nada.

Tus correcciones se guardan solo al aprobar: si sales antes, se pierden. Las importaciones pendientes quedan Por revisar y se retoman con Revisar.

Ejemplo: la factura semanal de la verdulería

Subes la foto de una factura con seis líneas, con precios de ejemplo:

En la revisión ves cada línea tal como la leyó la IA. Supón que una mancha en el papel hizo leer el pimentón a US$ 20,00 el kilo: lo corriges a US$ 2,00 antes de aprobar.

Al tocar Aprobar y crear compra, la compra queda en Órdenes de compra con el proveedor, las cantidades y los precios que revisaste, y desde ahí se maneja como cualquier otra orden: pagos, notas de crédito e historial (proveedores y órdenes de compra).

¿Cuánto rinde el cupo? Si registras una factura semanal de cuatro proveedores (verdulería, carnicería, bebidas y víveres), son unas 17 importaciones al mes de las 100 que trae el plan, y te queda espacio para gastos, conteos y extractos.

Nada se guarda sin tu aprobación

La IA propone y una persona decide. Hasta que alguien con el permiso del tipo toca el botón verde, nada cambia en tu inventario, tus compras, tus gastos ni tus bancos. Eso importa con facturas escritas a mano o fotos tomadas a la carrera: la revisión es el filtro.

Un consejo práctico: fotografía la factura completa, de frente y con buena luz, y usa Contexto adicional (opcional) para lo que no está en el papel, como el método de pago o el nombre del proveedor si el membrete no se lee.

Atajos desde otras pantallas

En Gastos, Inventario, Órdenes de compra y Bancos, el botón Registrar con IA abre un cuadro donde escribes lo que pasó; tocas Analizar y vas directo a la revisión. Subir con IA, en Gastos, Bancos y Proveedores, abre Fastlane con el tipo ya elegido. Estos botones solo aparecen si tu rol puede usar ese tipo y tu plan incluye Fastlane.

Así, el gasto del gas o la recarga del celular del local se registran en el momento, escritos en una línea, y terminan en gastos y bancos como cualquier otro gasto.

Facturas en bolívares y tasa de la factura

Si la factura está en Bs., la revisión muestra la tasa del sistema con la que se va a convertir. Con el interruptor Tasa propia en compras y gastos activo, un Encargado o Admin toca Usar otra tasa en Tasa de este gasto o Tasa de esta compra y escribe la tasa que trae la factura. El registro queda con esa tasa, y el costo de esa compra en el inventario también.

Límites que conviene conocer

• 100 importaciones con IA al mes por restaurante; arriba ves cuántas llevas. Cuentan todas las del mes menos las que siguen en Subido o Falló; las rechazadas sí cuentan.
• Hasta 3 intentos de análisis por importación y hasta 300 líneas por importación. Una lista de proveedores en Excel o CSV admite 2.000 filas.
• Si un documento tiene demasiadas líneas, divídelo en partes. Si la IA no está disponible («El servicio de IA está saturado…»), no se gasta el intento: prueba más tarde.
• Al llegar al límite del mes, hay que esperar al mes siguiente.
• Fastlane necesita internet, como el resto del inventario y las compras.

¿Qué plan necesitas?

Fastlane IA es del plan Max. En los otros planes el historial de importaciones se puede ver, pero no se crean, analizan ni aprueban importaciones nuevas. Además del plan, cada tipo pide el permiso del módulo donde caen los datos, y Fastlane no se otorga por persona: depende del rol. Ver precios.

Transcribir a mano vs. Fastlane IA

La IA en el resto de Andes Cocina

Fastlane no es el único lugar donde Andes Cocina usa IA: la carta se puede importar desde una foto de tu menú, y el plan Pro trae Inteligencia, con un resumen escrito por IA de las cifras de tu negocio (inteligencia con IA). Para un panorama más amplio, lee inteligencia artificial en restaurantes.