Sistema para panaderías: producción por lotes, mostrador y pedidos de tortas

A las cuatro de la mañana, en una panadería venezolana ya hay canillas en el horno, una masa dulce levando y un cuaderno donde alguien anota cuántos sacos de harina se abrieron. A las siete, la cola pide canilla, cachito y marrón. A mediodía suena el teléfono: una torta para el sábado.

Una panadería son dos negocios en el mismo local: una pequeña fábrica que produce por lotes y un mostrador que vende al detal. Si solo controlas el mostrador, nunca sabes cuánto te costó lo que vendiste.

La fábrica: cada hornada con su costo

En Producción guardas tus recetas de producción con sus Entradas esperadas y Salidas esperadas. Cada madrugada, Producir abre la hornada ya prellenada; la escalas con ×½, ×2 o ×3, corriges las cantidades reales y tocas Registrar producción. Las entradas salen del inventario y los panes entran con su costo. El paso a paso, con otros ejemplos, está en producción por lotes.

Una hornada de canillas, con precios de compra de ejemplo:

La receta espera 70 canillas, a US$ 0,19 cada una. Hoy se quemaron cuatro y salieron 66: escribes 66 y cada canilla pasa a costar US$ 0,21. Las cuatro quemadas las anotas en Merma (opcional) para que quede constancia. El gas y la luz no van en la receta: se registran como gastos del local.

Una masa, varios panes

Muchas masas terminan en productos distintos. Si de una masa dulce salen 30 panes de leche y 20 panes de guayaba, cargas las dos salidas en la misma producción y repartes el costo:

• Por cantidad, si los dos panes gastan lo mismo.
• % del costo, si uno lleva más (el de guayaba lleva el dulce): por ejemplo, 55 % y 45 %. Debe sumar 100 %.
• Partes iguales, si prefieres dividirlo en mitades.

Cada pan queda en el inventario con su propio costo unitario. Si quieres ver más ejemplos de masas y salsas, lee la guía de producción por lotes de salsas y masas.

La hoja de cada producción completada se imprime con Imprimir. Encargado y Admin eligen Con costos o Sin costos; el panadero, con el rol Cocina, solo ve cantidades. Así registra su trabajo sin conocer tus márgenes.

El mostrador: pan, café y lo que viene de afuera

En la pantalla Cajero vendes sin pasos de más: tocas canillas, cachitos y cafés, eliges cómo paga el cliente y tocas Cobrar y enviar. Lo que entregas en la mano lo marcas Entregado: no va a la cocina y se cierra al quedar pagado. Si en tu panadería nada se prepara al momento, Cobrar y cerrar (sin cocina) quita ese paso para todos los pedidos.

Para que el inventario baje con cada venta, la canilla del menú lleva una receta de una canilla del inventario, la que entró con la hornada. Lo mismo vale para lo que revendes, como refrescos, maltas o chucherías: receta de una unidad y listo. El recorrido completo de la venta está en punto de venta para restaurantes.

Sobre el precio: si todo el barrio conoce el precio de la canilla en bolívares, ponla en Bs. Vale ese monto exacto y lo que cambia con la tasa es su equivalente en dólares. Lo que prefieras vender en dólares, como una torta, se convierte solo con la tasa del día. Lo explicamos en multimoneda USD, VES y COP.

Tortas por encargo con abono

1. En Cajero arma el pedido como Para llevar, con el nombre y el teléfono del cliente.
2. En la línea de la torta, escribe en Notas la fecha de entrega y el mensaje que lleva.
3. Toca Enviar sin cobrar y Confirmar envío: la comanda llega a quien la prepara.
4. Abre el cobro del pedido y deja en Monto a pagar solo el abono. El pedido queda en Pago parcial.
5. El día del retiro cobras el resto, en la moneda que traiga el cliente.

Si el pedido tiene teléfono, cuando lo marcas listo aparece Avisar: listo para retirar en Pedidos, que abre WhatsApp con el aviso.

Lo que sobró: del estante al registro

A las seis de la tarde quedan canillas. Tienes dos caminos, y los dos dejan rastro:

• Merma: en Registrar merma eliges Producto, la cantidad y el motivo Vencido / dañado. Se descuenta sin cobrarse.
• Otra producción: entran 12 canillas de ayer y sale 1,5 kg de pan rallado, con el costo de esas canillas. Lo que se iba a perder vuelve al inventario como otro producto.

En Mermas ves las del período con su costo, y Salidas de inventario te dice cuánto salió de cada pan por ventas, por mermas y por ajustes. Si cada semana botas un tercio de los cachitos, la próxima hornada debería ser más chica. Cómo leer esos reportes lo contamos en mermas y ajustes de inventario.

Harina y mantequilla: comprar antes de quedarte sin nada

Ponle stock mínimo a la harina, la mantequilla, los huevos y la levadura. Cuando llegan a su mínimo se marcan Bajo, y Reabastecimiento los agrupa por proveedor con un Sugerido que alcanza el doble del mínimo. Crear OC arma la orden de compra.

Al recibirla, el precio de compra de cada producto se actualiza con el de la orden. La próxima hornada ya usa la harina nueva y el costo de la canilla sube o baja con ella, sin rehacer cálculos. Más en proveedores y órdenes de compra.

Diciembre y el pan de jamón

La temporada cambia todo. Preparación calcula cuánto preparar promediando lo vendido ese mismo día de la semana en las últimas 8 semanas y multiplicándolo por las recetas. Si cada canilla del menú descuenta una canilla del inventario, la lista te dice cuántas faltan hornear.

Pero un promedio de ocho semanas no sabe que llegó diciembre. En temporada de pan de jamón, usa la lista como piso y súbele tú las cantidades. Cuando termine la temporada, marca el pan de jamón como agotado con el ícono del ojo: deja de salir sin perder su receta ni su historial.

Equipos para una panadería

• Mostrador: una PC o tablet con Cajero y una impresora térmica de 58 u 80 mm para los recibos.
• Obrador: la hoja impresa de cada producción, o una tablet donde el panadero registre la hornada.
• Barra de café (opcional): con las estaciones de impresión del plan Pro, el café sale en su propia impresora.

Para turnos, precios y control del personal, sigue con la guía de cómo administrar una panadería.