Sistema contable para restaurantes en Panamá: qué hace tu sistema y qué hace tu contador

Si buscas un sistema contable para tu restaurante, probablemente quieres dos cosas a la vez: saber cuánto ganas y tener en orden lo que te pide la DGI. Son trabajos distintos, hechos por herramientas distintas. Conviene separarlos antes de elegir.

Andes Cocina es la capa de administración y control del restaurante: ordena ventas, costos, compras, cuentas por pagar, bancos y gastos, y le entrega a tu contador los datos en Excel. No lleva los libros contables, no presenta declaraciones a la DGI (ITBMS, ISR, planilla de la CSS) y no emite factura electrónica.

Las tres capas de los números de un restaurante

La capa 1 se llena todos los días en el salón y en la caja. Las capas 2 y 3 se trabajan una vez al mes con lo que sale de la primera. Si la primera está desordenada, el contador pasa la mitad del mes reconstruyendo ventas con papelitos.

El recorrido completo de la capa 1, pantalla por pantalla, está en la guía de software de administración para restaurantes en Panamá. Aquí nos quedamos en la frontera: qué cruza de una capa a la otra.

El paquete de fin de mes que recibe tu contador

Un ejemplo ilustrativo: una fonda de Juan Díaz que en octubre vendió US$ 24.500, abrió 31 cajas, pagó US$ 15.900 en gastos y compró a cuatro proveedores. El 1 de noviembre, el dueño baja estos archivos:

1. Finanzas › Exportar. El período completo en Excel: ingresos, gastos y su desglose. Es la base del mes.
2. Historial de cajas › Exportar › Exportar Excel. Hasta 62 cajas en un archivo: la hoja «Resumen» las suma y la hoja «Cajas» trae una fila por caja con apertura, ingresos, propinas, retiros, esperado, cierre y diferencia. Las 31 cajas de octubre caben en un solo reporte. Para el Admin, el Excel de cada caja trae además la hoja «Por banco», con el neto de cada cuenta.
3. Gastos › Exportar. Los pagos del período, lo que queda por pagar y los gastos fijos, con una hoja «Resumen» que dice el período y los filtros.
4. Bancos › Movimientos › Exportar. El resumen por cuenta y cada movimiento, para conciliar contra el estado de cuenta.
5. Inventario › Herramientas › Exportar a Excel. Stock, valor, rotación, mermas, ajustes y movimientos del período. La Máquina del tiempo consulta el stock de Cocina en una fecha pasada, por ejemplo el 31 de octubre.
6. Producción › Reporte › Exportar. Lo producido y los ingredientes usados, con montos para el Encargado y el Admin.
7. Órdenes de compra. Cada orden se imprime Con precios (o se guarda como PDF), y Exportar la baja en Excel con sus pagos en otra hoja.
8. Personal › Exportar horas. Las horas trabajadas del período, con Descargar Excel.
9. Cortesías › Exportar. Lo invitado en el mes, con las hojas «Por motivo» y «Productos».

Nueve archivos, todos del plan Básico. Ninguno es una declaración: son el insumo ordenado para que el contador haga la suya.

Cómo pasa el contador esos números a sus libros

Tres diferencias evitan malentendidos en la primera reunión:

• Ingresos. En Finanzas son las ventas registradas en el período. El contador las cruza con las facturas emitidas y con lo que llegó al banco.
• Gastos. La tarjeta Gastos de Finanzas cuenta solo lo pagado en el período; lo que todavía debes sale aparte en Por pagar hoy y en el Excel de Gastos. En contabilidad, una factura de proveedor puede registrarse cuando se recibe, aunque se pague el mes siguiente. Por eso el contador necesita también la lista de lo por pagar.
• Costo de ventas. En Finanzas sale de las recetas, con los ingredientes valorados a precios de hoy: es un costo de gestión para decidir precios. El contador suele calcular el costo con inventario inicial más compras menos inventario final. El Excel de inventario y las órdenes de compra le dan esas tres piezas.

Con la fonda del ejemplo, Finanzas puede decir que octubre dejó una ganancia de US$ 8.600 (ventas menos gastos pagados). El resultado contable del contador puede ser otro, porque reconoce deudas, depreciación e impuestos que la vista de gestión no incluye. Las dos cifras son correctas para su propósito.

Un límite que conviene avisarle: en la caja, los cobros en dólares se registran como Efectivo (USD), Zelle o USDT (Binance), además de crédito y cortesía. Yappy, el POS del banco y las transferencias ACH todavía no tienen un método propio, así que el reporte por método no los separa.

La capa de la DGI: ITBMS, factura e ISR

Información vigente a octubre de 2026, tomada de la DGI. Andes Cocina no hace ninguno de estos trámites.

• ITBMS. La tarifa general es 7 %, y 10 % en bebidas alcohólicas. Está exento el expendio de alimentos en locales donde no se venden ni consumen bebidas alcohólicas. Debe cobrarlo quien supera US$ 36.000 de ingresos al año, y la declaración es mensual, hasta el día 15 (instructivo de ITBMS de la DGI (se abre en otra pestaña)). Si vendes alcohol, la tarifa que se aplica a tu cuenta la define tu contador. Lo ampliamos en ITBMS en restaurantes de Panamá.
• Factura. Desde el 1 de enero de 2022, todo RUC nuevo factura con el Sistema de Factura Electrónica de Panamá, SFEP (DGI (se abre en otra pestaña)). Desde el 1 de marzo de 2024 solo quedan dos sistemas: factura fiscal y factura electrónica (preguntas frecuentes de la DGI (se abre en otra pestaña)). El Facturador Gratuito sirve hasta US$ 36.000 al año y 100 documentos al mes (DGI (se abre en otra pestaña)); su base legal, la Resolución 201-6299 de 29 de julio de 2025, está en la página de normas de la DGI (se abre en otra pestaña). Por encima de eso, un PAC (Proveedor de Autorización Calificado). Detalle en factura electrónica para restaurantes en Panamá.
• ISR. Las sociedades pagan 25 %. Con renta gravable de más de US$ 1.500.000 aplica el CAIR: se paga el mayor entre el método tradicional y 4,67 % (guía de ISR de la DGI (se abre en otra pestaña)).

Estas cifras cambian por ley o resolución: consulta a tu contador antes de decidir.

Qué preguntarle a tu contador antes de elegir sistema

• ¿En qué formato quiere las ventas: por día, por caja o por método de pago?
• ¿Registra las compras cuando llegan o cuando se pagan?
• ¿Necesita el inventario final de cada mes? ¿En qué fecha lo cuenta?
• ¿Quién emite la factura electrónica y con qué PAC?

Con esas respuestas sabrás qué exportar cada mes; la lista completa, con fechas, está en qué entregarle al contador de un restaurante en Panamá. Si hoy todo vive en hojas de cálculo, compara con Excel y contador frente a un sistema para restaurantes, y si quieres un software que también lleve los libros, mira Andes Cocina vs. Alegra. Para el paso a paso del envío, lee cómo le paso la información a mi contador.