Qué entregarle al contador de tu restaurante cada mes: checklist con fechas

Tu contador te escribe el día 8: «¿Me mandas lo de octubre?». Si la respuesta es una carpeta de fotos de facturas y un cuaderno de caja, el ITBMS del 15 se hace con prisa y con supuestos. Esta guía es una lista concreta: qué archivo, de dónde sale, con qué botón y para qué lo usa tu contador, ordenada por fecha.

Primero, el límite. Andes Cocina es la capa de administración y control del restaurante: ordena ventas, costos, compras, cuentas por pagar, bancos y gastos, y le entrega a tu contador los datos en Excel. No lleva los libros contables, no presenta declaraciones a la DGI (ITBMS, ISR, planilla de la CSS) y no emite factura electrónica. Esa frontera se explica a fondo en sistema contable para restaurantes en Panamá. Aquí vamos a lo práctico.

En Panamá el balboa (B/.) vale lo mismo que el dólar y circulan billetes de dólar: Andes Cocina trabaja en US$.

El calendario: qué vence y cuándo

Todo lo que sigue está vigente a octubre de 2026. Las fechas pueden moverse por resolución, así que tu contador tiene la última palabra.

La consecuencia práctica: el paquete del mes tiene que estar en manos del contador antes del día 8, para que tenga una semana para el ITBMS. Cada tema tiene su guía: ITBMS en restaurantes de Panamá, décimo tercer mes y la declaración jurada de ingresos del Municipio de Panamá. Consulta a tu contador antes de decidir cualquier fecha.

La checklist: qué sale de Andes Cocina

Nueve archivos. Todos se exportan en el plan Básico. La columna «Para qué» es lo que el contador hace con cada uno.

Detalles que conviene saber de cada archivo

• Cajas. Un solo reporte junta hasta 62 cajas, así que un mes completo cabe aunque abras dos turnos al día. Con varias cajas salen las hojas «Resumen» y «Cajas». Si eres Admin, el Excel de cada caja trae además la hoja «Por banco», con el neto que entró a cada cuenta. Si usas Caja restringida (cierre ciego), el botón Exportar solo lo ve el Encargado o el Admin.
• Gastos. El nombre del archivo lleva las fechas y la hoja «Resumen» dice qué filtros usaste. Exporta sin filtros para el contador, o te va a preguntar por qué faltan pagos.
• Inventario. El período personalizado llega hasta un año. Si cuentas tarde, la Máquina del tiempo te muestra el stock de Cocina en una fecha pasada, por ejemplo el 31 de octubre, aunque lo consultes el 3 de noviembre.
• Producción. Los montos del Excel solo los ve el Encargado o el Admin. Si lo baja Cocina, sale con cantidades y sin costos.
• Órdenes de compra. La hoja Con precios lleva tus datos, los del proveedor, lo pedido contra lo recibido y espacio para firmar. En el Excel, los pagos van en otra hoja.
• Cortesías. Además de la lista, trae las hojas «Por motivo» y «Productos»: qué se regaló, cuántas unidades y su valor a precio de venta.

Lo que el contador necesita y no sale de Andes Cocina

La otra mitad del paquete viene de fuera. Sin estos documentos, el contador no puede cerrar el mes, por más ordenado que esté tu sistema:

• Las facturas emitidas, con el Facturador Gratuito de la DGI o con tu PAC (Proveedor de Autorización Calificado), o los reportes de tu equipo fiscal si todavía facturas así. Andes Cocina no emite factura electrónica ni se conecta a un PAC.
• Los estados de cuenta de cada banco, para la conciliación. La guía de conciliación bancaria en un restaurante de Panamá explica cómo cruzarlos con el reporte de Movimientos.
• Los reportes de Yappy y del POS del banco (el terminal de tarjetas). La caja de Andes Cocina todavía no tiene métodos Yappy, tarjeta ni ACH en dólares, así que esos cobros no se pueden etiquetar en la caja. Esos reportes son la única fuente de ese dinero.
• Las facturas de proveedores originales, si el contador las pide en papel o PDF.
• La planilla de la CSS y los comprobantes de pago de sueldos. Las horas del archivo 8 ayudan a prepararla, pero la planilla la hace tu contador; más en planilla de un restaurante en Panamá.

Ejemplo: el paquete de octubre de una cevichería

Un ejemplo ilustrativo de un local en San Francisco, con dos turnos, 14 personas y cinco proveedores. Así se ve la carpeta que el dueño envía el 4 de noviembre:

Si el mes ya está cerrado en el sistema, lo que más tiempo consume es lo que no vive en él: buscar los estados de cuenta y los reportes de Yappy.

Tres errores que retrasan al contador

1. Exportar con filtros puestos. Un Excel de Gastos filtrado por una categoría parece incompleto. Toca Limpiar para quitar los filtros antes de bajarlo.
2. Mandar el mes sin cajas depositadas. Una caja que sigue Sin depositar en Bancos es dinero que el banco no muestra; el contador verá una diferencia que no puede explicar.
3. No avisar qué cobros no están etiquetados. Si vendes por Yappy o por el POS, díselo desde el primer mes: esos montos los va a encontrar en el banco y no en el reporte por método.

Si quieres la versión corta, paso a paso, está en cómo le paso la información a mi contador.