Sistema para cervecerías: barriles en litros, tirada medida y rondas sin espera

Una cervecería vende un producto que se compra por litros y se sirve por vasos. Entre el barril y el cliente quedan la espuma de cada tirada, la purga de la línea al pinchar un barril nuevo y el último litro que no sale bien. Ninguna de esas pérdidas aparece en la factura del proveedor, pero todas salen del margen.

Un sistema para cervecerías tiene que contar en litros, comparar lo que dio cada barril con lo que debió dar y, si haces tu propia cerveza, decirte cuánto te cuesta cada litro. Para la cuenta abierta de toda la noche y el control de licores, el sistema para bares cubre el resto.

Un barril en el sistema: litros, no unidades

La forma más simple es crear cada cerveza como producto con unidad en litros: «IPA de barril», «Rubia de barril». Cada barril que recibes suma sus litros, por ejemplo 20 L. Si prefieres contar barriles, dale al producto la equivalencia 1 unidad = 20 L: podrás mover y ajustar en litros y verás el stock en las dos unidades.

Los barriles llenos pueden vivir en un almacén aparte, como la cava. Lo que está en un almacén no se descuenta por ventas, así que pinchar un barril es moverlo: con Mover productos pasas 20 L de la cava a Cocina (principal), que en una cervecería es la barra. Desde ese momento, el stock de Cocina es lo que está conectado a las llaves.

Cada presentación es un plato con su receta en litros: el vaso de 300 mL descuenta 0,3 L, la pinta 0,473 L y la jarra 1 L. Más sobre recetas en inventario y recetas.

¿Cuánto cuesta una pinta y cuánto se va en espuma?

Con precios de ejemplo: un barril de 20 L a US$ 60 sale a US$ 3 el litro, y una pinta de 0,473 L cuesta US$ 1,42 en cerveza. Si la vendes en US$ 4, la cerveza es el 35,5 % del precio.

En teoría el barril da 42 pintas. Ahora la realidad: se acaba cuando el sistema todavía dice que quedan 2 L. Esos 2 litros se fueron en espuma, purga y tirada:

Son US$ 16 menos por barril. Con 25 barriles al mes, unos US$ 400 en pintas que nunca se cobraron. No todo se puede evitar, pero lo que se mide baja: una tirada más cuidadosa o una línea mejor ajustada se nota en el siguiente barril.

El registro es sencillo. Cuando el barril se acaba, registras con Registrar merma los litros que el sistema todavía mostraba, como Producto, con el motivo que uses para la espuma (por ejemplo Otro). El reporte de Mermas filtra por motivo y te dice cuántos litros se van cada mes. Ver mermas y ajustes.

Si haces tu propia cerveza: cada cocción es una producción

En una cervecería artesanal que produce en casa, la cocción es el lote más caro del mes. En Producción se registra con sus entradas (malta, lúpulo, levadura) y su salida (los litros de cerveza), y los estados acompañan el proceso:

1. Guardar borrador deja la cocción planificada sin tocar el inventario.
2. Iniciar, el día que cocinas, descuenta la malta, el lúpulo y la levadura, y el lote queda En progreso mientras fermenta.
3. Completar, el día que embarrilas, suma los litros que salieron de verdad.

Un ejemplo con precios de ejemplo: 25 kg de malta a US$ 2,40, 0,4 kg de lúpulo a US$ 45 y 2 sobres de levadura a US$ 6 suman US$ 90. Si salen 110 L, el litro te cuesta US$ 0,82, y ese pasa a ser el precio de compra de la cerveza en el inventario. Cada pinta descuenta su receta y su costo sale de esa cocción. Lo detallamos en producción por lotes.

Rondas sin esperar al mesonero

En una cervecería llena, la segunda ronda se pierde si nadie pasa por la mesa. Con los códigos QR de cada mesa, el cliente abre el menú en su teléfono y pide; el pedido entra como Por confirmar y llega a la barra cuando alguien del equipo lo acepta. Así el mesonero confirma en vez de caminar. Se imprimen desde Mesas con Imprimir QR y necesitan la tienda online publicada (menú QR y tienda online).

Las cuentas que duran horas se manejan en Mesas: cada mesa puede tener varias cuentas con nombre, y Gestionar cuentas mueve rondas de una a otra antes de cobrar. Con Congelar la tasa por pedido, la cuenta abierta a las siete se cobra a las once con la misma tasa. Ver gestión de mesas.

Alitas, tequeños y una barra que no se detiene

Si la cervecería tiene cocina, las estaciones de impresión del plan Pro separan la comanda: las cervezas salen en la barra y las alitas en la cocina, aunque vengan en la misma ronda. En la pantalla de cocina, el selector Todas las estaciones deja a cada equipo con lo suyo.

La noche cruza la medianoche

En Finanzas, Horas pico te deja elegir horas que cruzan la medianoche, como de 10 de la noche a 2 de la mañana, y ver qué se vende en ese tramo. Sirve para decidir hasta qué hora vale la pena abrir o cuándo poner a una segunda persona en la barra. Más en reportes y rentabilidad.

Con el plan Pro, las Listas de conteo de Tareas programan el conteo de la cava al cierre: quien cuenta anota los litros que hay y Ver conteo muestra la diferencia con el sistema. Para la rutina completa de conteo en barra, mira la guía de control de bar y licores.

Equipos para una cervecería

• Una tablet en la barra y el celular de cada mesonero para tomar pedidos.
• Una impresora térmica de 80 mm en la barra y otra en la cocina, si la hay.
• Los QR de las mesas impresos en una hoja y protegidos del agua.
• Una PC con el bridge de impresión si usas impresoras WiFi, para que sigan imprimiendo aunque se caiga el internet.