Software para restaurantes en Villa de Leyva, Boyacá

Villa de Leyva queda a unos 40 km al occidente de Tunja y a unos 165 km de Bogotá. Su Plaza Mayor, empedrada, tiene unos 14.000 m²; el municipio fue declarado monumento nacional en 1954 (Decreto 3641 del 17 de diciembre) y entró a la Red de Pueblos Patrimonio en 2010. Para los primeros años de la década de 2020 se contaban más de 100 hoteles en el centro histórico y sus alrededores (Wikipedia (se abre en otra pestaña)). Es un pueblo que vive del visitante, y un restaurante ahí vive de su calendario.

El calendario manda: festivales, puentes y semanas tranquilas

La Calle Caliente, la vía peatonal que une la Plaza Mayor con la Plaza Ricaurte, concentra restaurantes, artesanías y arte. Sus picos tienen fecha:

• Festival de Astronomía: finales de enero o comienzos de febrero.
• Festival del Viento y las Cometas: a mediados de agosto.
• Festival Gastronómico: en octubre.
• Festival de Luces: también está en el calendario del pueblo (nuestra fuente no da su fecha).
• Puentes festivos: fines de semana largos con más visitantes.

Las fechas salen de Wikipedia (se abre en otra pestaña); confirma las de cada año con la organización de cada festival. Entre esos picos hay martes y miércoles con pocas mesas. Ese vaivén es el reto: compras, personal y caja que sirven un fin de semana normal se quedan cortos en el de cometas, y lo que compraste para el festival se puede dañar el martes.

La cocina boyacense, con platos como el cocido boyacense y la mazamorra chiquita (Wikipedia, Boyacá (se abre en otra pestaña)), usa papa, maíz y hortalizas: buena parte perecedera.

Comprar por calendario, no por costumbre

En Reabastecimiento, la pestaña Comprar te dice el Uso diario real de cada producto (lo que descontaron las recetas en 7, 14 o 30 días) y para cuántos días Alcanza para lo que tienes. Ese número refleja una semana normal. Para el festival tú pones el multiplicador.

Un ejemplo con cifras ilustrativas. Un fin de semana normal tu restaurante usa 40 kg de papa y 18 kg de carne de res. Para el fin de semana de cometas esperas más del doble de mesas:

Antes de tocar Crear OC, cambias las cantidades en la columna Pedir. La orden queda Por enviar con el último precio y la revisas antes de mandarla. Si guardas lo extra en una bodega aparte, lo registras como almacén y vas pasando a cocina lo que necesitas con Mover productos. Para las semanas tranquilas, el Stock ideal con Calcular con … días de consumo deja el nivel de siempre.

Después del festival: merma y conteo

El lunes del puente sobra comida. Lo que no se puede usar se registra con Registrar merma y su Motivo (Vencido / dañado, Quemado / mal preparado…): descuenta el inventario sin cobrar y queda anotado.

Luego haces un conteo. En la tarea de conteo, Real vs teórico (plan Pro) compara por producto lo que debió gastarse según las recetas, las Mermas anotadas y lo que de verdad falta en el estante, y arriba muestra lo Sin explicar. Si después del festival te faltan 6 kg de carne que nadie anotó, ahí aparecen, en «Faltan …». Más en tareas y conteos.

Apartar la plata de la temporada

Una buena temporada puede esconder un mal mes. Con bolsillos en Bancos, apartas dinero de tus cuentas para un fin sin moverlo: creas «Festival de agosto» con Nuevo bolsillo, le pones un Presupuesto (opcional) y le asignas fondos con Asignar fondos. La cuenta muestra Disponible y lo que está En bolsillos, así no gastas en julio lo que necesitas para el pedido grande de agosto. Crear bolsillos es del plan Pro. Más en gastos y bancos.

Turnos y caja en temporada alta

En Horario defines turnos con Nuevo turno y los asignas por día a cada persona, semana por semana: así planeas el refuerzo del puente desde antes. En la caja registras Efectivo (COP), Nequi, Bancolombia, Transferencia COP y Datáfono (COP); Andes Cocina registra los pagos, no los procesa. Con personal de temporada en la caja, el Cierre ciego hace que quien cierra cuente sin ver el esperado ni la diferencia, que quedan para el encargado y el administrador. Más en cierre ciego.

La segunda sede del dueño bogotano

Si tu restaurante principal está en Bogotá y abres en Villa de Leyva, o al revés, con Andes Cocina la sede de Villa de Leyva es otro restaurante de la misma organización: tocas el nombre del restaurante arriba del menú lateral y pasas al otro, o abres Vista organización. Desde Bogotá ves la caja del sábado sin estar en la plaza. Cada sede tiene su menú, su inventario y su caja. Más en multi-sucursal y en la guía para abrir otra sede de tu restaurante.

Cómo empezar en Villa de Leyva

La demo es remota, por videollamada o WhatsApp, así que no importa si estás en la plaza o en Bogotá. Si tu negocio es también hospedaje, mira el sistema para hoteles y posadas; si tu sede principal está en la capital, la página de Bogotá.