Qué entregarle al contador cada mes: lista para restaurantes en Colombia

El día 3 del mes, a las nueve de la mañana, llega el mensaje del contador: «¿Me mandas lo de octubre?». En muchos restaurantes eso significa una tarde buscando recibos, fotos del cuaderno de caja y extractos del banco. Con una rutina de cinco días, el mismo pedido se resuelve con seis archivos que bajas en veinte minutos.

Esta es la lista, día por día, con la pantalla de Andes Cocina de donde sale cada archivo. Andes Cocina es la capa de administración: ordena los datos, no lleva tu contabilidad ni presenta declaraciones. La diferencia completa está en sistema contable para restaurantes.

Antes del día 1: deja el mes completo

Un archivo es tan bueno como lo que se registró. En la última semana del mes:

• Registra los gastos que pagaste en efectivo o por transferencia y que todavía están en un papel.
• Revisa que cada caja esté cerrada. Si usas la auditoría, que todas digan Auditada y no Sin auditar.
• En la pestaña Por pagar de Gastos, abre las deudas y mira Para completar: ahí aparece lo que falta, como la fecha límite, el proveedor o la factura de la orden de compra.
• Verifica los Datos fiscales en Configuración: País fiscal, NIT, Razón social y Dirección fiscal. Salen, por ejemplo, en la hoja impresa de las órdenes de compra.

Día 1: ventas y cajas

Historial de cajas. Filtra las fechas del mes, toca Exportar, marca las cajas (o Seleccionar todas) y toca Exportar Excel. Con varias cajas, la hoja «Resumen» las suma y la hoja «Cajas» trae una fila por caja con apertura, ingresos, propinas, retiros, esperado, cierre y diferencia. Admite hasta 62 cajas por reporte: un local con dos turnos diarios cabe en un solo archivo al mes.

Finanzas. Elige Este mes (o un rango con Desde, Hasta y Aplicar), escoge pesos como moneda de los montos y toca Exportar. Baja el período completo en Excel. Recuerda que Andes Cocina valora por dentro en dólares, así que las cifras convertidas llevan «≈».

Día 2: gastos y lo que debes

En Gastos, deja el período en el mes y toca Exportar, junto al período. El Excel trae los pagos del mes, lo por pagar y los gastos fijos (estos dos, como están el día que exportas), y la hoja «Resumen» dice el período y los filtros. Con este archivo el contador ve qué pagaste, qué quedó pendiente con cada proveedor y qué compromisos fijos tienes.

Si el contador te pide un pago puntual, en la pestaña Pagos tócalo y usa Imprimir comprobante: lleva su número, el monto en letras y las firmas.

Día 3: bancos y compras

Bancos. Toca Movimientos, elige el mes y toca Exportar: sale un Excel con el Saldo inicial, Entradas, Salidas y Saldo final de cada cuenta, y cada movimiento con su concepto. Sirve para que el contador concilie contra el extracto de cada banco. Es una pantalla de solo Admin y Propietario.

Órdenes de compra. Cada orden tiene Exportar (los pagos van en otra hoja). Manda las del mes que tengan diferencias, notas de crédito o pagos parciales: son las que el contador va a preguntar.

Día 4: inventario, producción y horas

• Inventario › Herramientas › Exportar a Excel: elige el mes y toca Descargar. Trae stock, valor, rotación, mermas, ajustes y movimientos. Ojo: el valor del inventario se lleva en dólares, así que dile al contador a qué tasa lo pasas a pesos para su cierre.
• Producción › Reporte › Exportar, si produces salsas, panes o bases en lotes.
• Personal › Exportar horas › Descargar Excel, con las horas del período. Es la base para que el contador o tu software de nómina liquiden; Andes Cocina no liquida nómina ni prestaciones.

En el plan Pro, Inteligencia también tiene Exportar, que descarga el tablero completo en Excel.

Día 5: revisa con el contador lo que no cuadra

Con los archivos enviados, agenda diez minutos. Las preguntas típicas: una caja con faltante, un gasto sin categoría, un pago a proveedor que no aparece en el banco. Si lo hablas el día 5, se corrige ese mes y no en la declaración siguiente.

Ejemplo: el paquete de octubre de un restaurante en Laureles

Las cifras son de ejemplo. Lo que no está en la tabla es igual de importante: las facturas electrónicas que emitiste y las que te enviaron tus proveedores salen de tu proveedor de facturación o de la herramienta de la DIAN, no de Andes Cocina. En Colombia la pantalla de Documentos todavía no ofrece documentos fiscales.

Las fechas que cambian lo que le mandas

Algunos meses llevan algo extra. Datos vigentes a octubre de 2026; consulta a tu contador:

• Impoconsumo. Se declara por bimestres (artículo 512-1 del Estatuto Tributario (se abre en otra pestaña), Actualícese, fuente secundaria). Cada dos meses, el contador necesita las ventas del bimestre completo: manda el Excel de Finanzas con el rango del bimestre. Más detalle en impoconsumo o IVA en restaurantes.
• UVT 2026. COP 52.374, según el INCP (se abre en otra pestaña). Muchos topes tributarios se expresan en UVT, así que tu contador revisará tus ventas del año contra ellos.
• Enero y febrero. Intereses sobre cesantías hasta el 31 de enero y consignación de cesantías hasta el 14 de febrero (guía laboral de la ACI Medellín (se abre en otra pestaña), fuente secundaria).
• Marzo. La renovación de la matrícula mercantil va hasta el 31 de marzo (INCP (se abre en otra pestaña)).
• Junio y diciembre. Prima de servicios: la mitad hasta el 30 de junio y la otra hasta el 20 de diciembre (misma guía de la ACI). Cómo ahorrar para ella está en prima y cesantías con bolsillos.
• Vencimientos por NIT. Las fechas de cada declaración dependen de los últimos dígitos del NIT: tu contador las toma del calendario tributario publicado en dian.gov.co (se abre en otra pestaña).

Cómo dejar esto en piloto automático con Andes Cocina

La rutina funciona si el registro es diario: gastos con Pagado desde la cuenta correcta, cajas cerradas cada turno y órdenes de compra recibidas en el sistema. Cómo se ordenan gastos, deudas y cuentas está en gastos y bancos. Y si quieres la versión corta de esta lista, está en qué información le paso a mi contador.