Sistema para pastelerías: obrador, vitrina y encargos con su costo

Una pastelería son tres negocios bajo el mismo techo. El obrador produce bizcochos, cremas y rellenos; la vitrina vende porciones y dulces que duran pocos días; y los encargos se cobran por adelantado y se entregan en una fecha que alguien tiene que recordar. Cada uno pierde dinero a su manera: el obrador por recetas sin costo, la vitrina por lo que se bota y los encargos por abonos que nadie encuentra.

Andes Cocina une los tres con un mismo inventario. Lo que produce el obrador entra con su costo, lo que se vende en la vitrina lo descuenta y los encargos quedan como pedidos con su abono, a la vista de la caja y del obrador.

Del obrador a la porción: cuánto cuesta una tres leches

En Producción registras cada bandeja como un lote: los ingredientes que usaste (entradas) y lo que salió (salidas). El sistema resta los ingredientes del inventario, suma lo producido y le pone su costo.

Una bandeja de tres leches con precios de ejemplo:

Si de la bandeja salen 20 porciones, cada una cuesta US$ 0,70. Vendida en US$ 2,50, el costo es el 28 % del precio. Si alguien la corta en 18, la porción pasa a US$ 0,78 y dejas de vender dos porciones por bandeja: US$ 5 menos cada vez. Por eso conviene escribir en la salida las porciones reales, no las que dice la receta.

Las bases también se producen. La crema pastelera, el almíbar o el bizcocho de chocolate pueden ser su propia producción, con su costo por kilo, y luego entrar como ingrediente de la torta armada. Así el costo de la porción incluye todo lo que lleva. Para repetir un lote sin llenarlo cada vez, guárdalo como receta de producción y escálalo con ×½, ×2 o ×3. Más detalle en producción por lotes y en la guía de ficha técnica y costo de receta.

Tortas personalizadas armadas desde el menú

La torta de cumpleaños no es un producto fijo: cambia el tamaño, el sabor, el relleno y la cobertura. En el menú se arma una sola vez:

• Tamaños: con Este plato tiene tamaños defines para 10, para 20 o para 30 personas, cada uno con su precio.
• Grupos de sabores: bizcocho (vainilla, chocolate, naranja), relleno (arequipe, crema pastelera, fresas) y cobertura (merengue, chantilly, ganache), cada grupo con su mínimo y máximo.
• Precio de cada opción: con Ajuste precio, la que cuesta más, como el relleno de fresas, suma su diferencia sola.

Cada opción puede descontar su propio ingrediente con Ingrediente (opc.) y Cantidad. Esa cantidad es fija para cualquier tamaño: si el relleno de una torta para 30 es el triple que el de una para 10, crea un plato por tamaño con sus propios grupos. La dedicatoria va en Notas y sale en la comanda.

Encargos: abono hoy, retiro el sábado

Un encargo es un pedido para llevar que se paga en dos partes. En Cajero eliges Para llevar, anotas el nombre y el teléfono del cliente y, con el lápiz de la torta, escribes en Notas la fecha de retiro y el mensaje. Con Enviar sin cobrar la comanda llega al obrador.

Luego abres el cobro del pedido y dejas en Monto a pagar solo el abono, por ejemplo la mitad. El pedido queda en Pago parcial, y así lo ve también la tarjeta de cocina, con la nota. En Pedidos, pestaña Activas, cada encargo muestra su pago como Parcial hasta que se completa.

Cuando la torta está lista, Avisar: listo para retirar abre WhatsApp con el aviso para el cliente. Al retirar, cobras el resto en la moneda que traiga: dólares en efectivo, pago móvil o una parte en cada una.

Andes Cocina no tiene una agenda de encargos por fecha. Lo que funciona es una rutina: cada mañana el obrador revisa en Activas los encargos con pago Parcial y su nota de fecha.

La vitrina: vender rápido y anotar lo que se pierde

En el mostrador vendes desde Cajero: tocas las porciones, los golfeados o los quesillos, eliges cómo paga el cliente y tocas Cobrar y enviar. Lo que entregas de la vitrina lo marcas Entregado, que no va a la cocina. Cada porción vendida descuenta una porción del inventario, la que entró con la producción. El paso a paso está en punto de venta.

Al cierre, lo que ya no se puede vender se registra con Registrar merma, eligiendo Producto y el motivo Vencido / dañado. El reporte de Mermas filtra por categoría: si las tortas frías pierden cada semana el doble que las galletas, ya sabes qué bandeja hacer más pequeña. Ver mermas y ajustes.

Día de las Madres y diciembre: planificar la producción

En Venezuela el Día de las Madres se celebra el segundo domingo de mayo, y diciembre trae la torta negra y los pedidos de fin de año. Son días en que la producción se multiplica y no hay tiempo de calcular.

La ayuda está en los borradores. Guardar borrador deja una producción planificada sin tocar el inventario: puedes armar el lunes las bandejas del fin de semana, revisar si alcanzan los insumos y tocar Iniciar cuando de verdad entran al horno. Iniciar descuenta las entradas y, al terminar, Completar suma lo que salió. Si un lote se cargó mal, Revertir lo deshace.

Para el obrador, cada producción completada se imprime Sin costos, solo con cantidades, con el responsable y espacio para firmar.

Pedidos por WhatsApp y tienda online

Muchos clientes escriben antes de venir. Con la tienda online y el menú QR publicas tu carta con fotos, aceptas pedidos para retirar con un tiempo de preparación en minutos y recibes pagos con comprobante, que se verifican antes de aceptar el pedido. Si tienes panadería además de pastelería, mira también el sistema para panaderías.

Equipos para una pastelería

• Una PC o tablet en el mostrador con una impresora térmica de 80 mm para recibos.
• En el obrador, una impresora para comandas o una tablet para registrar producciones.
• Un celular para los pedidos de WhatsApp.

Producción, recetas, encargos y tienda online están en todos los planes. Las estaciones de impresión y el detalle de rentabilidad por plato son del plan Pro: ver precios.