Sistema para heladerías: sabores, toppings y producción de helado bajo control

En Mérida, la Heladería Coromoto entró al libro Guinness en 1991 con 368 sabores y revalidó el récord en 1996 con 591, según NTN24 (se abre en otra pestaña) (julio de 2018). Pocas heladerías llegan a tanto, pero casi todas comparten el mismo problema a menor escala: hay más sabores en el recetario que espacio en la vitrina, y lo que se puede servir cambia cada día.

A eso se suman los toppings, las bolas dobles, el helado que se produce por litros y se vende por bolas, y los días de calor en que la cola no se acaba. Así se ordena con Andes Cocina.

Barquilla, tinita o copa: cómo se carga la carta

Conviene crear un plato por formato, cada uno con su precio: barquilla de una bola, barquilla doble, tinita de tres bolas, copa. A todos les adjuntas el mismo grupo de sabores, y en cada plato ajustas Mín y Máx: uno en la sencilla, dos en la doble, tres en la tinita.

El grupo se crea en Sabores › Nuevo grupo, como Grupo de sabores (elige entre opciones). Tres ajustes hacen la diferencia en una heladería:

• Permitir repetir el mismo sabor, para quien quiere dos bolas de chocolate.
• Aplicar automáticamente a categorías, para que el grupo aparezca en todas las barquillas y tinitas sin adjuntarlo una por una.
• En cada sabor, Ingrediente (opc.) y Cantidad: el helado de ese sabor y lo que gasta una bola, por ejemplo 0,08 L.

Los sabores premium llevan su Ajuste precio. Los toppings van en otro grupo, de Extras reutilizables (agregar con un toque): lluvia de chocolate, sirope, maní, cada uno con su precio y, si quieres, su ingrediente. Lo demás de la carta, en gestión de menú.

Los sabores de hoy, sin reimprimir la carta

Si marcas Selección diaria en el grupo de sabores, cada mañana eliges cuáles se ofrecen hoy en Menú del Día › Contornos del día. Funciona aunque no uses el Menú del Día para nada más, y la selección se queda hasta que la cambies.

Si un sabor se acaba a media tarde, en Sabores tocas Agotar en esa opción: deja de ofrecerse sin borrarse, y Reactivar lo devuelve cuando sale el próximo lote. El mesonero o el cajero ya no ofrece una fresa que no existe.

De la máquina a la vitrina: el costo por litro

El helado se fabrica por lotes, y ahí empieza el costo. En Producción registras cada lote con sus entradas y lo que salió. Una base de mantecado, con precios de compra de ejemplo:

• Leche completa: 6 L a US$ 1,60 el litro, US$ 9,60.
• Crema de leche: 2 L a US$ 5,00 el litro, US$ 10,00.
• Azúcar: 1,8 kg a US$ 1,20 el kilo, US$ 2,16.
• Leche en polvo: 0,4 kg a US$ 8,00 el kilo, US$ 3,20.
• Estabilizante y vainilla: US$ 0,84.

Son US$ 25,80. Si salieron 12 L de helado, el litro cuesta US$ 2,15 y ese costo queda como precio de compra del helado de mantecado en el inventario. Una bola de 0,08 L cuesta US$ 0,17.

Si preparas una base blanca para varios sabores, la base puede ser una producción y cada sabor otra: base más cacao, y sale helado de chocolate con su propio costo. Guarda cada fórmula como receta de producción y la próxima vez solo tocas Producir. El detalle, en producción por lotes.

¿Cuánto cuesta una barquilla doble con topping?

Si la barquilla doble vale US$ 2,50 y el sirope US$ 0,50, el cliente paga US$ 3 y los ingredientes son el 20 % del precio. Cada venta descuenta los sabores que se eligieron, no un promedio.

Eso te da un dato que el cuaderno nunca da: en Salidas de inventario ves, sabor por sabor, cuántos litros salieron por ventas, mermas y ajustes. Si el mantecado sale el triple que el ron con pasas, ya sabes qué producir el viernes.

En Productos vendidos, cada formato muestra sus ventas Por día de semana y Por hora del día, y Horas pico te dice en qué tramo se forma la cola. Lo explicamos en reportes y rentabilidad.

Cuando se va la luz

Un corte largo es el peor enemigo de una heladería. Mientras el equipo tenga batería, la venta sigue: los pedidos y los cobros se guardan en el dispositivo y se envían solos al volver la conexión (modo sin conexión).

Lo que se derrita se registra como pérdida. En Registrar merma eliges Producto, el helado, la cantidad en litros y el motivo Vencido / dañado. Si un corte te costó 9 litros de mantecado, son US$ 19,35 que verás en el reporte de Mermas, y no un faltante misterioso a fin de mes.

Antes de reabrir, cuenta las cubetas de la vitrina y registra la diferencia con Registrar ajuste y el motivo Conteo físico: el inventario vuelve a coincidir con lo que de verdad quedó. Más en mermas y ajustes de inventario.

Helado para llevar y por delivery

Las pintas y los litros para llevar son platos con su receta: medio litro de helado más el envase. Para que el envase térmico y la cucharilla solo se descuenten fuera del local, marca Consume algo extra en delivery o para llevar en la receta y elige los tipos en Se descuenta en:.

Con la tienda online publicada, el cliente pide desde su teléfono y paga por pago móvil, Zelle o en efectivo al recibir; las zonas de entrega y sus tarifas se configuran en la misma tienda (menú QR y tienda online).

Equipos para una heladería

• Mostrador: una tablet o un celular con Cajero y una impresora térmica de 58 mm para recibos.
• Producción: el registro de cada lote desde la misma tablet o desde la PC de la oficina.
• Opcional: una segunda pantalla para quien sirve, si el que cobra no es el mismo que arma las copas.

Para precios, personal y temporada alta, sigue con la guía de cómo administrar una heladería.